Klachtenprocedure Academie

Niet tevreden over een training?
Kidslife doet haar best om trainingen zorgvuldig, veilig en leerzaam te organiseren. Ben je toch niet tevreden? Bespreek dit dan bij voorkeur eerst met de trainer of contactpersoon van Kidslife.
Kom je er samen niet uit, of wil je liever direct een klacht indienen? Stuur dan een e-mail met een korte uitleg van je klacht, de datum van de training en je contactgegevens.
Kidslife bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen en behandelt je klacht zorgvuldig en vertrouwelijk. We streven ernaar om binnen vier weken inhoudelijk te reageren. Iedere klacht gebruiken we ook om onze trainingen waar mogelijk te verbeteren.

1. Doel van de klachtenprocedure

Kidslife vindt het belangrijk dat deelnemers, ouders/verzorgers, opdrachtgevers en andere betrokkenen tevreden zijn over de kwaliteit van onze trainingen. Toch kan het voorkomen dat iemand niet tevreden is over de inhoud, begeleiding, organisatie of uitvoering van een training.

Deze klachtenprocedure beschrijft hoe klachten kunnen worden ingediend, hoe Kidslife daarmee omgaat en binnen welke termijnen een reactie mag worden verwacht. Het doel is om klachten zorgvuldig, transparant en respectvol te behandelen en waar mogelijk te leren en verbeteren.

2. Wat verstaan we onder een klacht?

Een klacht is een uiting van ontevredenheid over een training of over de wijze waarop Kidslife, een trainer of een andere betrokkene namens Kidslife heeft gehandeld.

Een klacht kan bijvoorbeeld gaan over:

de inhoud of opbouw van een training;
de begeleiding door de trainer;
de communicatie voorafgaand aan of tijdens de training;
de organisatie, planning of locatie;
de veiligheid of sfeer tijdens de training;
de manier waarop met deelnemers is omgegaan;
het niet nakomen van gemaakte afspraken.

Een vraag, opmerking of verbeterpunt wordt niet automatisch als klacht behandeld, tenzij de indiener aangeeft dat het om een klacht gaat.

3. Wie kan een klacht indienen?

Een klacht kan worden ingediend door:

een deelnemer aan een training;
een ouder of verzorger van een deelnemer;
een opdrachtgever of contactpersoon van een organisatie;
een medewerker of samenwerkingspartner die direct betrokken is bij de training.

4. Eerst bespreken waar mogelijk

Kidslife moedigt betrokkenen aan om onvrede eerst te bespreken met de trainer of contactpersoon van Kidslife. Vaak kan een misverstand of probleem op die manier snel worden opgelost.

Wanneer dit niet wenselijk is, niet passend voelt of niet tot een oplossing leidt, kan een formele klacht worden ingediend.

5. Indienen van een klacht

Een klacht kan schriftelijk worden ingediend per e-mail bij Kidslife.

De klacht bevat bij voorkeur:

naam en contactgegevens van de indiener;
datum van de training of bijeenkomst;
naam van de trainer, indien bekend;
een korte omschrijving van de klacht;
wat de indiener graag opgelost of besproken wil zien;
eventuele relevante documenten of correspondentie.

Kidslife bevestigt de ontvangst van de klacht binnen vijf werkdagen.

6. Behandeling van de klacht

Na ontvangst van de klacht wijst Kidslife een verantwoordelijke aan die de klacht behandelt. Dit is bij voorkeur iemand die niet direct betrokken was bij de situatie waarop de klacht betrekking heeft.

De klachtbehandelaar:

neemt kennis van de klacht;
vraagt indien nodig aanvullende informatie op;
hoort, wanneer passend, de indiener en andere betrokkenen;
beoordeelt de klacht zorgvuldig;
formuleert een reactie en eventuele vervolgstappen.

Kidslife behandelt klachten vertrouwelijk. Alleen personen die nodig zijn voor een zorgvuldige behandeling worden betrokken.

7. Termijn van afhandeling

Kidslife streeft ernaar de klacht binnen vier weken na ontvangst schriftelijk af te handelen.

Wanneer meer tijd nodig is, ontvangt de indiener hiervan bericht. Daarbij wordt aangegeven waarom meer tijd nodig is en binnen welke termijn alsnog een reactie volgt.

8. Reactie op de klacht

De schriftelijke reactie van Kidslife bevat in ieder geval:

een samenvatting van de klacht;
de wijze waarop de klacht is onderzocht;
de beoordeling van de klacht;
eventuele maatregelen of verbeteracties;
indien van toepassing: excuses of een voorstel voor herstel.

Kidslife kijkt bij iedere klacht niet alleen naar de specifieke situatie, maar ook naar wat ervan geleerd kan worden voor toekomstige trainingen.

9. Registratie en verbetering

Klachten worden geregistreerd door Kidslife. Daarbij wordt vastgelegd:

wanneer de klacht is ontvangen;
waarop de klacht betrekking had;
hoe de klacht is behandeld;
wat de uitkomst was;
welke verbeteracties eventueel zijn genomen.

De registratie wordt gebruikt om patronen te herkennen en de kwaliteit van trainingen, begeleiding en organisatie te verbeteren.

10. Ontevreden over de afhandeling

Wanneer de indiener niet tevreden is over de afhandeling van de klacht, kan hij of zij dit binnen twee weken na ontvangst van de reactie schriftelijk laten weten.

Kidslife beoordeelt dan of een heroverweging nodig is. Waar passend kan een tweede gesprek plaatsvinden of kan een onafhankelijke derde worden betrokken.

11. Vertrouwelijkheid en privacy

Kidslife gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en informatie die in het kader van een klacht wordt gedeeld. Gegevens worden alleen gebruikt voor de behandeling van de klacht en eventuele kwaliteitsverbetering.

Alle betrokkenen worden geacht vertrouwelijk om te gaan met de informatie die tijdens de klachtenbehandeling wordt gedeeld.

12. Vaststelling en evaluatie

Deze klachtenprocedure wordt vastgesteld door de directie of het management van Kidslife. De procedure wordt periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast op basis van ervaringen, wet- en regelgeving en ontwikkelingen binnen de organisatie.

Kidslife

Bislett 3
7825 SB Emmen
[email protected]
06-44294178

Laatste update: maart 2026